Es ist zu unterscheiden in „Befördern“ das sind die Fälle, in denen der Verkäufer oder Käufer den Gegenstand selbst transportiert. Die Ware wird also nicht von einem Dritten (Paketdienst oder Spediteur) transportiert. In diesen Fällen entfällt die Möglichkeit eines „Alternativnachweises“. Der Lieferant muss eine „Gelangensbestätigung“ vom Empfänger beschaffen. Die Gelangensbestätigung kann per Mail erfolgen, um den Nachweis führen zu können dass der Warenempfänger die Mail an Sie geschickt hat muss man die Maildateien selbst aufbewahren und darf nicht auf einen Ausdruck der Mail z.B. als PDF Datei vertrauen. Im BMF Schreiben vom 20.01.2014 wurde vor allem der Wegfall der Unterschriftspflicht für „elektronische Nachweise“ geregelt. Sie können im Dokument nach dem Wort „Gelangensbestätigung“ oder „Kapitel 6a.4″ suchen (Strg+F) und werden ab Seite 361 (340 im Pdf Dokument) bzw. im Kapitel 6a.4 fündig.
Eine „Versendung“ liegt vor, wenn der Gegenstand durch einen beauftragten Dritten (z.B. Spediteur, Post, Kurierdienst, Bahn) transportiert wird. In diesen Fällen sind Alternativnachweise zulässig. Als Alternativnachweis gilt auch der Nachweis über den Sendungsverlauf der von Transporteuren online – meist nur für ca. 3 Monate zur Verfügung gestellt wird. Diese Daten kann man auch „downloaden“ und speichern und muss sie dann in recherchierbare Form bringen.
Im Erlass geht es auch um Ausfuhrlieferungen also Lieferung in Drittländer (weder Deutschland noch EU). Für diese Lieferungen sind sogenannte Ausfuhrnachweise erforderlich. Diese Nachweise können mit der gleichen Systematik wie Gelangensbestätigungen verwaltet werden. Die Dokumente könnten genauso archiviert / abgelegt und mit den Lieferscheinen verknüpft werden – wie bei Gelangensbestätigungen bzw. den Alternativnachweisen.
Kann der deutsche Lieferant nicht bewiesen, dass die Lieferung tatsächlich ausgeführt wurde, also den Empfänger im EU Ausland erreicht hat, so kann die Umsatzsteuerbefreiung verweigert werden – das bedeutet, dass die ursprünglich nicht ausgewiesene / nicht abgeführte Umsatzsteuer nachgefordert werden kann. Anders als in der Vergangenheit von den Finanzbehörden und -Gerichten entschieden, sind die Nachweisvorschriften – sowohl der Buch- als auch der Belegnachweis – keine materiell-rechtliche Voraussetzung für die Steuerbefreiung. Dies hat der EuGH in mehreren Entscheidungen klar und deutlich festgestellt (zuletzt in der Sache VSTR: Urt. v. 27.09.2012 – Rs. C-587/10)
Selbst wenn die deutschen Gesetze Buch- und Belegnachweise als Muss-Vorschriften festlegten, wird die Steuerbefreiung nicht zwangsläufig versagt, wenn diese Nachweise nicht in der geforderten Form erbracht werden. Der EuGH hat mehrfach ausgeführt, dass weder das Fehlen von Belegnachweisen noch von USt-IdNrn. zur Steuerpflicht führen muss. Maßgebend für die Frage, ob ein Umsatz steuerpflichtig ist oder nicht, ist das Vorliegen der materiell rechtlichen Voraussetzungen. Formelle Erfordernisse können den Anspruch auf Steuerfreiheit nicht in Frage stellen, sofern die materiellen Voraussetzungen erfüllt sind. Um Schwierigkeiten zu vermeiden, empfiehlt es sich allerdings, sich an die deutschen Vorschriften zu halten.
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In der Software Central Office von Logoware, im Formular für die Erzeugung von Mails zur Anforderung von Gelangensbestätigungen wurde ein Warenwertfilter eingebaut. Weil man Gelangensbestätigungen
Wurde der Tagesabschluss durchgeführt und die Lieferscheine in das Archiv übertragen, dann kann über das logoNFS sowohl auf die Lieferscheindaten selbst, als auch, bei ausgewählten
Mit den Logoware-Lösungen haben Sie die Möglichkeit, die für das EU-Ausland notwendige Gelangensbestätigung (fortan mit GBS abgekürzt) auf zwei Wegen zu erhalten. Einerseits bieten Spediteure