Mit den Logoware-Lösungen haben Sie die Möglichkeit, die für das EU-Ausland notwendige Gelangensbestätigung (fortan mit GBS abgekürzt) auf zwei Wegen zu erhalten. Einerseits bieten Spediteure und Paketdienste (wie DHL, UPS, DTL, DPD, Logwin) Schnittstellen, die wir auslesen, andererseits können über das logoCOS Bestätigungen per E-Mail angefordert werden. Dieser zweite Weg wird im aktuellen Artikel besprochen.    

Voraussetzung

Für den Versand von GBS-E-Mails ist die Eintragung einer E-Mail-Adresse beim Kunden notwendig.     Dazu wählen Sie den Eintrag „Mail für GBS“ und tragen in der 2. Spalte die E-Mail-Adresse ein, an die Sie eine GBS-Anforderung schicken wollen.  

Formular anzeigen

Das Formular erreichen Sie bequem über das Hauptmenü, unabhängig davon, wo Sie sich im Programm befinden. Vor der Anzeige des Formulars prüft das Programm, ob neue E-Mails angekommen sind, um diese direkt zu importieren.  

Anzeige filtern  

  Sie haben in diesem Formular die Möglichkeit, sich einen Überblick zu verschaffen, und fordern hier weitere GBS an. Über der Liste der Lieferscheine können Sie die Anzeige filtern. So können Sie das Land auswählen, sich auf einen Kunden beschränken oder aber den Datumsbereich des Lieferscheinversands eingrenzen. Eine Auswahl oder Eintragung wirkt sich direkt auf die Anzeige aus. Indem Sie den Wert aus einem der Filterfelder löschen, heben Sie den entsprechenden Filter wieder auf. Die 4 Filter neben den Tasten schränken auf zwei Arten ein. Wurde weder JA noch NEIN gewählt, werden Einträge mit beiden Stati angezeigt. Im oberen Beispiel wird dies durch die Spalten „GBS ANGEFORDERT“, „GBS ERHALTEN“ und „ZUGESTELLT“ deutlich. In der Spalte „GBS ANFORDERN“ treffen Sie Ihre Wahl. Der Einfachheit halber wird beim Setzen des Häkchens die gesamte Spalte angehakt, während das Entfernen des Häkchens sich nur auf die aktuelle Zeile bezieht. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, in der Spalte rechts daneben eine abweichende E-Mail-Adresse zu hinterlegen.     Haben Sie ihre Auswahl getroffen, können Sie nun die Gelangensbestätigungen anfordern. Dazu Klicken Sie lediglich auf die Taste „GBS ANFORDERN“ und sind schon fertig.  

Was geschieht nun?

Das logoCOS hat nun E-Mails erstellt und verschickt. Für jeden Empfänger werden alle an ihn gerichteten Lieferscheine aufgeführt, die Sie im Formular markierten. Üblicherweise werden die Anforderungen durch E-Mail-Antwort bestätigt.     Öffnen Sie das nächste Mal das GBS-Formular, werden importierbare E-Mails verarbeitet und die Lieferscheine entsprechend aktualisiert. Sie können den Vorgang forcieren, indem Sie auf die Taste „GBS EINLESEN“ klicken.  

Anmerkung

Um E-Mails importieren zu können, müssen die Mail-Dateien in einem entsprechenden Ordner abgelegt werden. Für die Speicherung aus dem Outlook existiert natürlich auch ein Hilfsprogramm aus unserem Haus. Sollte das Einlesen von Trackingdaten nicht automatisch erfolgen, kann dies mit der Taste „TRACKINGDATEN ABRUFEN“ gestartet werden.