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Belegerfassung mit Smartphone

Belege werden unterwegs “Just in time” oder abends im Hotel oder im Büro mit dem Smartphone fotografiert. Die App speichert die Aufnahme nicht als Bild(jpg) sondern als PDF Datei. Dann schicken Sie den Beleg ganz einfach an ein spezielles Postfach z.B.  beleg@einfach.de. Dieses Postfach wird  vom Logoware-Mailcontroller überwacht, die Anhänge aller Mails werden ins Dateisystem abgelegt. Die kann optional vollautomatisch passieren oder geschieht nach drücken der “Action-Taste”.

Die Belege im Ordner  “Belegeingang” werden dann von der dafür qualifizierten Person geprüft, die dort befindlichen Belege werden der Konvention entsprechend benannt und dann nach Prüfung in den Ordner zur Belegerfassung verschoben. Die  Dateien im Ordner “Belegerfassung” werden automatisch verarbeitet, es werden automatisch Buchungssätze erzeugt. Das System lernt und schlägt vor wie der letzte Beleg dieser Art verbucht wurde, aber der Vorschlag  ist änderbar.  Dann wird der Buchungsstapel an die Buchhaltung übergeben.   Zeitersparnis: 90% !!!

Von links nach rechts… Die Qualität wird zwar besser aber für die Beleg Erfassung genügt die Qualität der kleinsten Datei 53KB

R.Nottebohm | +49-7953-70695-101 Mail an: Beratung

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