- Im Outlook-Controller wird eingestellt welches Postfach und welcher Outlook Ordner überwacht werden soll.
- Welche Referenz in der Betreffzeile welche Aktion auslösen soll
- Beispiel 1: wenn eine Mail mit dem Wort „GBS“ oder „Gelangensbestätigung“ im Betreff kommt wird sie in den Ordner „Gelangensbestätigung verschoben“
- Beispiel 2: „Beleg“ oder „Rechnung“ dann werden die in der Mail befindlichen PDF-Dokumente in den Ordner „Belegeingang“ verschoben
- Die Mail wird danach als erledigt markiert und im Original also mit allen Anhängen in den Mail-Ordner „Fertig“ verschoben.
Hinweis: Ausgangsrechnungen werden vom Central Office nicht über die Belegverarbeitung abgewickelt sondern direkt übergeben. Im Beispiel wird lediglich gezeigt, dass jede Art von Beleg ZackZack ganz total einfach verbucht wird, ohne irgendwelches Wissen über Buchhaltung.
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