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Wir haben es so gelernt: wir wollen Ordnung, Registratur > Schrank > Schublade > Ordner > Register und dort wird’s abgelegt. Problem: das Wiederfinden. Erstrecht dann, wenn der Ordner mit den Dokumenten ins „Langzeitarchiv“ gebracht wurde. Tatsache ist, dass man  heute einfacher im Internet etwas findet als in der heimischen Ablage. Die „Hochzeit“ der Jäger und Sammler ist scheinbar vorbei. Aber was macht man mit den Word-, Excel-, PdF-Dateien, Fotos, Musikdateien, vertraulichen Dokumenten  die 100%ig nicht ins Internet gehören. Ja die kann man mittlerweile in irgendeine Cloud-Galeeren-Blase legen – viele Menschen machen das, aber wir nicht. 

Albert Einstein sagte: Wissen heißt wissen, wo es geschrieben steht. Wenn er das Internet und Suchmaschinen gekannt hätte, dann hätte er das vermutlich so gesagt:

Wissen heißt wissen, womit/wie man sucht.

Wir wünschen uns deshalb eine „Private“ Suchmaschine für die eigene Festplatte, bzw. für das eigene Netzwerk. Diese Lösung nennt man DMS (Dokumenten Management System).  Eine etwas in die Jahre gekommene aber preiswerte Lösung: Paperport 
Preis bei Amazon ca: 130,00€. Perfektion und Support dürfen Sie für diesen Preis nicht erwarten.

Welchen besonderen Nutzen bietet Paperport:

Statt jedes einzelne Dokument beim Scannen mit Schlagworten zu versehen (zu taggen), per OCR auszulesen und in ein Ordnungssystem abzulegen bietet Paperport die Möglichkeit ganze Ordnerstrukturen nachträglich per OCR zu erfassen. So bekommen Sie eine Volltextsuche, die so funktioniert wie die Google Suche, aber eben nur für die eigenen Dateien. 

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Links zum Thema:

• https://www.nuance.com/de-de/print-capture-and-pdf-solutions/optical-character-recognition/paperport-for-pc/professional.html
• Die 72 Seiten Original-Anleitung bekommen Sie normalerweise nur mit dem Programm und bei uns: [button link=“https://cloudup.com/cawpU679NcH“ newwindow=“yes“] 72 Seiten-Handbuch-D[/button]

 

Kurze Anleitung + Tips:  Paperport-Logoware-Doku

• Paperport indiziert diese Dateitypen nicht: odt: Text/Libre-Office, mmap: Mindmap

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