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Informationen effzient und sicher speichern (Bitte anmelden: Menü – Ihr Konto)

Die Frage ist wie…  auf welchem Medium… bei wem… man eine Notiz, Wissen, Information jederzeit schnell anlegt und so speichert, dass man jederzeit schnell wieder dran kommt.

  • Medium: Papier, Zettel, Karteikarte, Datei, als Beitrag in WordPress, als e-Mail Entwurf oder als Eintrag in einer Aufgaben-Projektverwaltung
  • Wo: Geldbeutel, Schublade, Tressor, Festplatte Server, lokale Festplatte, USB-Platte/Stick, Online-Speicher, Email-Entwurf,

Je nachdem wo man sich gerade befindet, woher die Information kommt und welchen Zweck die Information hat, fällt die Entscheidung anders aus. Aber die Wahrscheinlichkeit, dass man ein Smartphone griffbereit hat ist üblicherweise größer als bei Stift und Papier. Zumal die Information häufig darin besteht, dass man sich eine Webseite, einen Suchbegriff, oder ein Bild merken will. Kamera klick/scan oder Suchbegriff bzw. Pfad eingeben, dann teilen an z.B. Messenger, Mail, Aufgabenverwaltung usw.  Die Möglichkeit Sprache in Text umwandeln zu können besteht bei Smartphone und Tablet, man muss also nur tippen wenn man nicht sprechen will. Klar: jedes mobile Gerät hat einen Tastaturspeicher, der sich alle Worte merkt (Böses Wort dafür: Keylogger) und die Sprache>Textumwandlung funktioniert üblicherweise über’s Internet – also nicht lokal. Der PC/Notebook  ist dagegen regelrecht altmodisch/sicher, denn ein Kylogger gilt hier als kriminell – auf dem Smartphone hingegen geniest man den Komfort.

e-Mail hat sowieso Jeder. Also ist ein e-Mail-Entwurf (nicht gesendet) hinsichtlich Speicherung von Informationen die erste Wahl. Wenn es ein IMAP-Konto ist, dann liegt die Mail mit der Information jetzt beim Provider, wenn dessen Rechner in Deutschland bzw. in der EU sind, dann hat man zumindest gute rechtliche Grundlagen. Das gleiche gilt für WordPress – wenn die Installation bei einem Provider besteht dessen Rechner in Deutschland bzw. in der EU sind, dann hat man zumindest gute rechtliche Grundlagen.  Beides bietet den Vorteil, dass man den gemerkten Link später noch in Ruhe lesen und recherchieren kann und den Text verfassen/diktieren bzw. durch Bildausschnitte gestalten kann, wobei die e-Mail gegenüber dem direkt verfassten WordPress-Beitrag den Vorteil hat, dass man Bildausschnitte einfach einfügen kann. Den Beitrag bei WordPress kann man dann später auch per Mail publizieren.

Eventuell entscheidet man sich aber die Information gar nicht bei WordPress als Beitrag zu publizieren… Eventuell ist es viel besser die Information in ein Dokument zu übertragen, eine Präsentation anzubieten, ein Video zu drehen oder ein PDF-Dokument zu erstellen. Eventuell wird eine Aufgabe daraus, die mit mit Terminvorgabe delegiert wird und die Teil eines Projekts ist.

Wichtig ist auch, dass man die Information dann wieder findet wenn man sie benötigt. Die Recherchierbarkeit ist bei Mail, bei WordPress und bei Aufgaben/Projektverwaltungen gegeben und wird durch Tags/Verschlagwortung noch optimiert.

Wenn die Information vertraulich ist, werden Sie vermutlich weder der “Entwurfs-Mail” noch dem “passwortgeschützten privaten WordPress Beitrag” vertrauen. Eine durch ein Passwort geschützte Datei auf dem eigenen Rechner bzw. einem USB Speicher vermitteln mehr Vertraulichkeit, noch besser ist natürlich ein im Tresor verstecktes Dokument. Vertraulichkeit und schnelle Verfügbarkeit stehen sich diametral entgegen, es gilt für jede Information das optimale finale Medium zu finden:

 

  1. Für Zugangsdaten und Passwörter: lokale (getarnte/versteckte) Datei auf dem eigenen Rechner – durch Passwort geschützt. (Beachten Sie: je prominenter das Dateiformat umso eher besteht die Chance ein Tool zu finden mit dem man das Passwort umgehen kann).
  2. Aufgaben: Asana (Mehrfach-Projektzuordnung, Verschlagwortung, delegierbar,  terminierbar, priorisierbar).
  3. Zwischenspeicher: Mail-Entwurf
  4. Publikation: WordPress, Google-Slides, Google-Docs

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