Asana Aufgabenerfassung per email
Outlook hat ein Adressbuch aus dem man einmal beschickte Adressen auswählen kann, indem man anfängt zu tippen, für neue Aufgaben haben wir der Adresse führend ein X gegeben: x+1234567890@mail.asana.com Die Nummer steht für das Projekt, oder für Posteingang usw. Man kann der Mailadresse nachträglich (Doppeklick) einen Aliasnamen geben, den man sich besser merken kann als die Asana Projektnummer. So kann man dann genial einfach eine neue Aufgabe in Asana anlegen.
Die Betreffzeile der Mail wird zum „Thema“ der Aufgabe der Text der E-Mail wird zum „Inhalt“ der Aufgabe. Wenn Sie in der Mail Anhänge mit schicken werden diese zur Aufgabe bei Asana abgelegt.
- Wenn Sie irgendjemand eine Mail schreiben und ins CC Feld diese Mailadresse eintragen x@mail.asana.com dann wird Asana in Ihrem Aufgabenbereich (Absender) eine neue Aufgabe ohne Projektzuordnung anzeigen. Falls Sie mehrere „Workspaces“ haben, wird die Aufgabe bevorzugt im privaten Workspace abgelegt.
- Wenn eine Aufgabe einer anderen Person und gleichzeitig einem Projekt zugeordnet werden soll, dann schreiben Sie die Mail an denjenigen Projektteilnehmer dem Sie Aufgabe übertragen wollen (als einzigen Empfänger) und tragen ins CC Feld die Asana E-Mail-Adresse so ein: x+ProjectID@mail.asana.com. Die Projekt-ID ist der erste lange Zahl in der URL für ein Projekt. Beispiel: https://app.asana.com/0/111111111111/222222222222.com
- Um jemanden als „Follower“ hinzuzufügen setzen Sie dessen Mailadresse ganz einfach mit ins CC Feld.
- Wird in Asana eine Aufgabe direkt eingetragen, dann bekommt der Beauftragte von Asana eine email, die Mailadresse von Asana sieht so aus: Benutzername via Asana [reply-xxxe93xxxffc9bb0a3869c10ef99e361@asana.com] Jede Mail an diese Mailadresse wird bei Asana als Kommentar zu der Aufgabe hinzugefügt.
- Um eine Aufgabe in Asana als erledigt zu kennzeichnen, kann man die Mail die von Asana automatisch an den „Beauftragten“ verschickt wird beantworten. Man schreibt in die erste Zeile Complete oder complete Nicht mit Doppelpunkt Complete: und auch sonst nichts… Also wirklich nur das eine Wort